Regelbasierter ERP-E-Mail-Versand

Spart 8–12 Stunden pro Woche durch automatisierten ERP-Dokumentenversand als PDF-E-Mails — mit Empfängerauflösung aus Stammdaten, Freigabe-Workflows und Absenderkonten pro Tochtergesellschaft.

Teil desselben FastAPI-Portals wie die Dokumententransfer-Pipeline — gemeinsamer Session Manager, Logging, Dashboard-Infrastruktur und Admin-UI.

Python FastAPI SQL Server SMTP Jinja2 ERP-Integration

Das Problem

Der wöchentliche E-Mail-Versand von hunderten ERP-Dokumenten — Bestellungen an Lieferanten, Rechnungen an Kunden, Auftragsbestätigungen — war vollständig manuell. Mitarbeitende versendeten jedes Dokument einzeln über den ERP-eigenen E-Mail-Client oder mussten ein PDF exportieren, den korrekten Empfänger nachschlagen, die E-Mail in Outlook verfassen, die Datei anhängen und senden. Mit mehreren Tochtergesellschaften und Dokumenttypen summierten sich so tausende E-Mails pro Monat.

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Der Ansatz

Kern-Pipeline

Empfängerauflösung aus ERP-Daten: Eine einzelne Batch-SQL-Abfrage zieht das Dokument, dann löst An, CC und BCC mit individueller Geschäftslogik auf — alles aus Live-ERP-Stammdaten, nicht aus einem separaten Adressbuch.
PDF-Generierung via ERP-Druck-API: Der Service ruft den ERP-eigenen Druck-Endpunkt mit der korrekten Vorlage auf, aufgelöst über eine vierstufige Fallback-Kette: Dokumentausgabe-Konfiguration → E-Mail-Vorlagen-Konfiguration → Laufzeit-Business-Konfiguration → fest kodierter Standard.
Template-basierte E-Mail-Komposition: Parametrisierte Templates pro Dokumenttyp und Sprache erzeugen Betreff und Text. Templates sind zur Laufzeit über eine Admin-Oberfläche editierbar — kein Redeployment nötig.
Multi-Account-SMTP: Jeder Dokumenttyp kann ein eigenes Absenderkonto haben. Konten werden via Admin-CRUD mit verschlüsselter Passwortspeicherung verwaltet.
ERP-Journaleintrag: Das System schreibt nach jedem Versand einen ausgehenden E-Mail-Journaleintrag zurück in das ERP-Dokument — Betreff, Text und das PDF genau wie zugestellt.
Massenversand: Die Dokumentliste kann nach praktischen Filtern eingegrenzt werden, sodass jeder Mitarbeitende nur den eigenen Arbeitsvorrat sieht. Einzelne Dokumente oder alle auf einmal auswählen und in einem Durchgang versenden — sequentiell mit Live-Fortschrittsanzeige, versendete Zeilen werden ausgeblendet, Fehler gezählt.

Automatisierung und Auslöser

Freigabe-Flag-Automatisierung: Mitarbeitende markieren ein Dokument direkt im ERP-Desktop-Client über ein Freigabefeld zum Versand. Ein Hintergrund-Scheduler erfasst markierte Dokumente im Cron-Takt und versendet sie über dieselbe Pipeline wie manuelle E-Mails. Wird kein gültiger Empfänger gefunden, wird das Flag zurückgesetzt und das Dokument fällt heraus — nichts wird still an eine falsche Adresse gesendet.

Beobachtbarkeit und Qualitätskontrolle

Stammdaten-Qualitätstor: Ungültige oder fehlerhafte Empfängeradressen werden inline mit einem visuellen Indikator markiert und der Sende-Button ist deaktiviert, bis die Adresse korrigiert ist. Weil Empfänger aus Live-ERP-Stammdaten aufgelöst werden, behebt eine Korrektur im ERP das Problem für jeden künftigen Versand.
Automatisierungs-Zusammenfassung: Das System sendet nach jedem geplanten Lauf eine farbkodierte Zusammenfassungs-E-Mail an konfigurierte Empfänger — versendete, übersprungene und fehlerhafte Dokumente, mit Route, Belegnummer und Fehlerdetails pro Zeile.
Betriebs-Dashboard: Ein Echtzeit-Monitoring-Dashboard zeigt KPI-Karten, tägliche Aktivitätsdiagramme, Verteilung pro Route und Versandrangliste pro Benutzer. Daten älter als 90 Tage werden von Detailzeilen in voraggregierte Monatsstatistiken überführt.
Umfassendes Logging: Jeder Versand wird mit Status, Zeitstempel, Absender, Empfängern, Benutzer und ob manuell oder automatisiert protokolliert. Hochfrequente Einträge werden gepuffert und asynchron geschrieben. Eine 90-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie überführt Detailzeilen in Monatsaggregate.

Erweiterbarkeit

Modularität und Einstellungen: Jede E-Mail-Route ist ein eigenständiger Konfigurationseintrag — Absenderkonto, Empfängerlogik, Freigabefeld, Cron-Zeitplan und Vorlagensprache — alles zur Laufzeit editierbar. Router, Service-Schicht und Automatisierungs-Scheduler verarbeiten neue Routen generisch ohne neue Code-Pfade.

Architektur

Das Ergebnis

Zeitersparnis

~8–12 Stunden/Woche über alle Tochtergesellschaften

Fehlerreduktion

Empfängerauflösung aus Stammdaten eliminiert Falschadressierung

Umfang

14+ aktive Routen, hunderte E-Mails pro Woche versendet

Einführung

Produktion seit März 2026, übernommen in allen Tochtergesellschaften